كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي (بالصور)

جدول المحتويات:

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي (بالصور)
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي (بالصور)

فيديو: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي (بالصور)

فيديو: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي (بالصور)
فيديو: كيف تجعل إيميلك احترافي؟ 2024, مارس
Anonim

يعد البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا من اتصالات الأعمال ، لذلك من المهم أن تقوم به بشكل صحيح. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني ليست رسمية مثل الرسائل ، إلا أنها يجب أن تظل احترافية وتقدم صورة جيدة عنك وعن عملك أو مجتمعك أو منصبك. اتبع الخطوات الواردة في هذا البرنامج التعليمي لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للأعمال تتوافق مع قواعد السلوك وتضمن الاحتراف.

خطوات

جزء 1 من 4: معالجة البريد الإلكتروني

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 1
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 1

الخطوة 1. عنوان بريدك الإلكتروني

اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم في الحقل "إلى". استخدم الحقل "إلى" إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني إلى جهات الاتصال أثناء تشجيعهم على الرد.

  • هذا الحقل مخصص للأشخاص الذين تؤثر الرسالة بشكل مباشر. إذا كنت تتوقع أن يقوم شخص ما بشيء ما كرد فعل على بريدك الإلكتروني ، فيجب أن يكون في الحقل "إلى".
  • من الجيد تضمين جميع الأشخاص الموجودين في حقل "إلى" في السطر الافتتاحي لبريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكنك إشراك الجميع في المحادثة من البداية وإبلاغ الجميع بمن يشارك في المحادثة.
  • إذا قمت بتضمين أكثر من أربعة أشخاص في الحقل "إلى" ، فقم بمخاطبة المجموعة ككل عن طريق بدء بريدك الإلكتروني بشيء مثل ، "مرحبًا يا فريق ، أو" صباح الخير للجميع "،
  • يمكن استخدام الحقل "إلى" لأي عدد تريده من العناوين. تذكر ، يجب تضمين كل من يشارك بشكل مباشر ويحتاج إلى اتخاذ إجراء في الحقل "إلى".
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 2
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 2

الخطوة 2. استخدم حقل نسخة (اختياري)

يتم استخدام حقل نسخة (أو نسخة كربونية) كطريقة لإبقاء الآخرين "في الحلقة" بدون التزام أو مطلب للرد أو اتخاذ إجراء بشأن المسألة. فكر في حقل نسخة على أنه لمعلوماتك لتوزيع المعلومات أو التحديثات ذات الصلة على عدد من الزملاء الذين يحتاجون فقط إلى الاطلاع عليها. لإضافة عناوين إلى حقل نسخة ، ما عليك سوى النقر فوق الحقل "نسخة" واكتب أكبر عدد تريده من العناوين بالداخل.

عند نسخ عدة شركاء ، سيكون لكل مستلم حق الوصول إلى قائمة رسائل البريد الإلكتروني

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 3
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 3

الخطوة 3. استخدم حقل نسخة مخفية الوجهة (اختياري)

الغرض الرئيسي من حقل نسخة مخفية الوجهة هو إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من جهات الاتصال التي لا تعرف بعضها البعض. يسمح لك حقل نسخة مخفية الوجهة (نسخة كربونية عمياء) بإرسال رسالة إلى العديد من جهات الاتصال دون أن يعرفوا من تلقى الرسالة أيضًا. لإضافة عناوين إلى حقل نسخة مخفية الوجهة ، ما عليك سوى النقر فوق الحقل واكتب كل بريد إلكتروني تريد تضمينه.

  • استخدم حقل نسخة مخفية لإرسال بريد إلكتروني إلى العديد من المساعدين الذين لا يعرفون بعضهم البعض. هذا يحمي خصوصية كل مستلم من خلال إبقاء قائمة المستلمين مرئية فقط للمرسل وليس لكل مستلم.
  • استخدم حقل نسخة مخفية عند إرسال بريد إلكتروني إلى مئات الأشخاص.
  • ستتمكن جهات الاتصال الخاصة بك من رؤية أي شخص تم إرسال البريد الإلكتروني إليه في حقلي "إلى" أو "نسخة" ولكن ليس في الحقل "نسخة مخفية الوجهة".
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 4
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 4

الخطوة 4. الرد على بريد إلكتروني نسخة

إذا تم تضمينك في بريد إلكتروني "نسخة إلى" ، فمن المحتمل أنك جزء من مجموعة من الزملاء الآخرين الذين تم تضمينهم جميعًا في المحادثة أيضًا ، وقد لا يبحث المرسل عن أو يتوقع ردًا من أي منكم. إذا كنت بحاجة إلى الرد ، ففكر في طبيعة ردك ومن تنطبق عليه. يمكنك اختيار "الرد على المرسل" إذا كان لديك فقط ملاحظة للكاتب الأصلي للبريد الإلكتروني ، أو يمكنك "الرد على الكل" فقط إذا كانت المعلومات ذات صلة بجميع المشاركين في المحادثة.

  • فقط عندما تكون تعليقاتك مهمة للمجموعة بأكملها ، يمكنك استخدام حقل "الرد على الكل".
  • كن حذرًا عند اختيار الرد على جميع المستلمين في البريد الإلكتروني. يجب أن تتجنب إغراق البريد الوارد للآخرين بمعلومات غير ذات صلة كلما أمكن ذلك.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 5
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 5

الخطوة 5. الرد على بريد إلكتروني مخفية الوجهة

إذا تم تضمينك في رسالة بريد إلكتروني مخفية ، فسيكون لديك فقط خيار الرد على مرسل البريد الإلكتروني ولن تتمكن من رؤية قائمة المستلمين الآخرين الذين تلقوا أيضًا نسخة مخفية الوجهة. ما عليك سوى النقر فوق الزر "رد" لإنشاء رسالة بريد إلكتروني إلى المرسل.

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 6
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 6

الخطوة 6. استخدم عنوان موضوع قصير ودقيق

استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات لوصف موضوع أو طبيعة بريدك الإلكتروني. بدلاً من ملء الموضوع بواحد أو اثنين من المصطلحات الغامضة ، دع المستلم يعرف مقدمًا ما يمكن أن يتوقعه من بريدك الإلكتروني. وإلا ، فقد تفشل في إحداث التأثير الذي من المفترض أن تحدثه. كن محددًا قدر الإمكان عند تقديم موضوع للبريد الإلكتروني دون الإفراط في الكلام. جرب أشياء مثل:

  • "تحديث اجتماع القيادة"
  • "مسألة استراحات الغداء"
  • "نظرة عامة على الاجتماع ليوم 12 مارس"

جزء 2 من 4: إنشاء البريد الإلكتروني

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 7
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 7

الخطوة 1. التمسك بهيكل قياسي

عند التعامل مع بريد إلكتروني احترافي ، من المهم أن تبقيه نظيفًا وقصيرًا وواضحًا. قل ما يجب قوله واحتفظ به على هذا النحو. يمكنك تطوير الهيكل الخاص بك الذي يناسبك بشكل أفضل. فيما يلي هيكل أساسي يجب مراعاته:

  • تحياتك
  • متعة
  • الغرض الخاص
  • دعوة إلى اتخاذ إجراء
  • رسالة ختامية
  • توقيعك
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 8
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 8

الخطوة 2. اكتب تحياتك

للحفاظ على الأمور احترافية ومتطورة ، افتح بريدك الإلكتروني دائمًا بتحية رسمية ، مثل "Dear Mr. Lu". اعتمادًا على علاقتك بالمستلم ، يمكنك معالجته كما هو متوقع ، إما باسمه بالكامل ولقبه أو باسمه الأول فقط. إذا لم تكن على أساس الاسم الأول مع الشخص ، فالتزم باسمه الأخير لتجنب احتمال الإساءة إليه.

  • إذا كانت علاقتكما عابرة للغاية ، يمكنك حتى أن تقول ، "مرحبًا غابي". في معظم الحالات ، من الجيد تمامًا أن تفتح بكلمة "Dear Marie" البسيطة. إذا كانت طبيعة مراسلاتك تتطلب شيئًا أكثر رسمية ، فمن الآمن استخدام اسم المستلم وحده كتحية لإبقاء الأمور قصيرة ولطيفة.
  • إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، يمكنك استخدام: "لمن يهمه الأمر" أو "سيدي العزيز / سيدتي".
  • إذا كنت تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني إلى مجموعة من المستلمين الذين قمت بتضمينهم في الحقل "إلى" وتطلب ردًا منهم ، فقم بتحيةهم كمجموعة (إذا كان عدد المستلمين أربعة أو أكثر) أو قم بتضمين كل من أسمائهم في التحية.
  • إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا باستخدام Cc ، فقم ببساطة بتوجيه المجموعة ككل إذا كان لديك عدد كبير من المستلمين ، وإلا قم بتضمين اسم كل مستلم في التحية.
  • إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا باستخدام BCC ، فقم بمخاطبة المجموعة ككل من خلال الفتح بشيء مثل ، "مرحبًا بالجميع".
  • إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لأول مرة ، فاحرص على إيجاز المقدمات وإخباره بهويتك في جملة واحدة. على سبيل المثال: "سررت بلقائك في [حدث X]."
  • إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت المقدمة ضرورية وقمت بالاتصال بالمستلم من قبل ، ولكنك لست متأكدًا مما إذا كان يتذكرك ، فيمكنك ترك بيانات الاعتماد الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 9
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 9

الخطوة 3. عرّف نفسك على الفور

سيساعد ذكر اسمك والمسمى الوظيفي الرسمي أو المنصب المستلم على معرفة هوية الرسالة دون الحاجة إلى التخمين. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب إلى شخص لم تقابله من قبل. حتى إذا كان اسمك مضمنًا في عنوان بريدك الإلكتروني للعمل ، فإن السماح للشخص الآخر بمعرفة هويتك يعد مجاملة عامة.

  • قم بإثارة اهتمام المستلم من خلال تسليط الضوء على علاقة مشتركة أو تجربة مشتركة ("التقينا في مؤتمر النساء كقادة السنوي في تورنتو العام الماضي").
  • لا بأس في تخطي المقدمة إذا كنت تعرف بالفعل الشخص الذي تكتبه.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 10
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 10

الخطوة 4. اشكر المستلم بإيجاز

القارئ الخاص بك هو شخص مشغول ، لذا فإن الاعتراف بهم لقضاء الوقت في قراءة بريدك الإلكتروني هو لفتة كريمة. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون هذه فرصتك الأولى لإبلاغهم بسبب كتابتك. تحدد عبارة "شكرًا لك على النظر في اقتراح المنحة البحثية" نغمة ودية بينما تخبر المتلقي بما يحتاج إلى معرفته.

إن بدء رسالة بريد إلكتروني بالتعبير عن تقديرك يدل أيضًا على الاحترام ، والذي يمكن أن يمنع الرسالة من الظهور على أنها باردة أو غير شخصية

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 11
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 11

الخطوة 5. اذكر سبب بريدك الإلكتروني

إذا كنت تبدأ خط الاتصال ، فأنت مسؤول عن إخبار المستلمين بما يتعلق بالبريد الإلكتروني. من المهم أن تحدد هدفك مبكرًا. سيرغب شركاء العمل في أن يكونوا قادرين على قراءة بريدك الإلكتروني بسرعة والوصول إلى صلب الموضوع. خذ دقيقة لتسأل نفسك لماذا تكتبه ولماذا تحتاج إلى أن يراه المستلم. سيساعدك هذا على تجنب الدردشة الخاملة والبدء في المطاردة للحصول على بريد إلكتروني أكثر احترافًا. هذا أيضًا وقت مناسب لتسأل نفسك: "هل هذه الرسالة الإلكترونية ضرورية حقًا؟" مرة أخرى ، فقط إرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية للغاية يُظهر الاحترام للشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. بمجرد أن تصبح جاهزًا لإنشاء بريدك الإلكتروني ، حاول البدء بشيء مثل:

  • "أكتب للاستفسار عن …"
  • "وأنا أكتب في إشارة إلى …"
  • "يُرجى تخصيص الوقت الكافي لإلقاء نظرة على هذه التغييرات وتقديم تعليقاتك إليّ …"
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 12
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 12

الخطوة 6. اشكر المستلم (اختياري)

إذا كنت ترد على استفسار العميل ، أو إذا رد شخص ما على إحدى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فيجب أن تبدأ بخط شكر. على سبيل المثال:

  • "اشكرك لرجوعك الي…"
  • "شكرًا لك على اهتمامك بهذا الأمر …"
  • "شكرًا على اتصالك Ocean Safari Scuba …"
  • يعد توجيه الشكر للقارئ طريقة رائعة للبقاء مهذبًا ومهنيًا وعلى علاقة جيدة مع المستلم.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 13
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 13

الخطوة 7. اجعل نص رسالتك موجزا

مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، كلما قل تضمينك كلما كان ذلك أفضل. اجعل كل بريد إلكتروني ترسله شيئًا واحدًا تقريبًا. إذا كنت بحاجة إلى التواصل بشأن مشروع آخر ، فقم بإنشاء بريد إلكتروني آخر.

  • حاول إيصال كل ما تحتاج إليه في خمس جمل فقط. قل كل ما تريد قوله ، لا أكثر. في بعض الأحيان يكون من المستحيل قصر بريدك الإلكتروني على خمس جمل فقط. لا تقلق إذا كنت بحاجة إلى تضمين المزيد من المعلومات.
  • في نص بريدك الإلكتروني ، قم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة وأي شيء قد تطلبه من المستلمين.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 14
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 14

الخطوة 8. قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (اختياري)

إذا كنت تريد أن يفعل المستلم شيئًا ما ، فلا تفترض فقط أنه سيعرف ماذا يفعل أو متى. ساعدهم في تحديد ما تحتاجه بوضوح. قل شيئًا مثل:

  • "هل يمكنك إرسال هذه الملفات لي بحلول يوم الخميس؟"
  • "هل يمكنك كتابة ذلك في الأسبوعين المقبلين؟"
  • "يرجى الكتابة إلى توماس حول هذا الأمر ، وإخباري عندما تفعل ذلك."
  • هيكلة طلبك كسؤال يشجع على الرد. يمكنك أن تقول ، "أخبرني عندما تفعل ذلك."
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 15
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 15

الخطوة 9. أخبر المستلم كيف تتوقع منه المتابعة

الآن بعد أن عرضت عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، أعط القارئ دفعة في الاتجاه الصحيح. قد يكون طلب الاطلاع على تقرير مالي ، على سبيل المثال ، مصحوبًا بمناشدة مثل "أخبرني برأيك في هذه الأرقام". بهذه الطريقة ، لن يترك الطرف الآخر يتساءل ماذا يفعل بالمعلومات التي حصل عليها.

  • قد يضمن تقديم إطار زمني محدد ترغب في الاستماع إليه ("سيكون من المثالي لو تم تنظيم هذه المستندات قبل اجتماع يوم الخميس") الحصول على استجابة أسرع.
  • حاول الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة في غضون 24 ساعة.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 16
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 16

الخطوة 10. أضف الختام

للحفاظ على احترافية رسائلك الإلكترونية ، قم بإنهاء بريدك الإلكتروني برسالة شكر أخرى للقارئ أو توديعًا رسميًا مثل:

  • "شكرا لكم على صبركم وتعاونكم"
  • "أشكركم على اهتمامكم"
  • "إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فلا تتردد في إعلامي"
  • "إنني أتطلع إلى الاستماع منك".
  • أنهِ بريدك الإلكتروني بإغلاق مناسب قبل اسمك ، مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير"
  • تجنب الإغلاق غير الرسمي مثل "Cheers" إلا إذا كنت صديقًا جيدًا للقارئ ، لأن هذه الأنواع من الإغلاق أقل احترافية.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 17
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 17

الخطوة 11. وقّع باسمك

في بريد إلكتروني احترافي ، يجب أن يتضمن توقيعك ما يلي:

  • اسمك.
  • المسمى الوظيفي.
  • ارتباط إلى موقع الويب الخاص بك.
  • روابط إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي (اختياري).
  • معلومات الاتصال الضرورية.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 18
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 18

الخطوة 12. تسجيل الخروج بتوقيع مخصص

يجب أن يوفر التوقيع الموجود في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني للمتلقي جميع المعلومات التي يحتاجها حول هويتك حتى لا تكون هناك حاجة لتقديم نفسك مطولاً في الرسالة. تأكد من تضمين اسمك الكامل واسم شركتك والمسمى الوظيفي أو المنصب وعنوان البريد الإلكتروني المفضل لديك ورقم الهاتف الذي يمكن الوصول إليك مباشرة من خلاله.

  • لتوفر على نفسك بعض المشاكل ، احفظ توقيعك المخصص في أي نظام بريد إلكتروني تستخدمه بحيث يتم عرضه تلقائيًا في الرسائل المستقبلية.
  • سيؤدي توفير روابط إلى حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي إلى منح جهات الاتصال غير المألوفة صورة أكثر اكتمالاً عنك.
  • لا تعطل توقيعك بتفاصيل أو اقتباسات أو رسومات غير ضرورية.

جزء 3 من 4: تقديم احترافية للبريد الإلكتروني

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 19
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 19

الخطوة 1. حافظ على نبرة احترافية

عند إرسال رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعمل ، من المهم أن تنتبه بشكل خاص للغة التي تستخدمها لتجنب الارتباك أو سوء التفسير. بشكل عام ، لا يجب أن تقول أي شيء في رسالة بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل أو زملائك في العمل لا يمكنك قوله لهم شخصيًا. يجب أن تكون كلماتك دائمًا هادئة ومهذبة ومتجانسة ، حتى في المواقف التي لا تشعر فيها بهذه الطريقة.

  • بمجرد كتابة بريدك الإلكتروني ، اقرأه مرة أخرى لنفسك لتحديد ما إذا كنت قد استوعبت النغمة الصحيحة.
  • على الرغم من أنه يجب أن يكون من نافلة القول ، الامتناع عن استخدام أي نوع من الكلمات العامية أو الألفاظ النابية.
  • في حين أن الفكاهة غالبًا ما تكون ذات قيمة عالية في مكان العمل ، إلا أن رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل ليست هي الوسيلة المناسبة لذلك.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 20
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 20

الخطوة 2. اعرض المعلومات الأكثر أهمية أولاً

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تفترض أن المستلم لديه الكثير من المهام وأن يبذل جهدًا حتى لا يستهلك الكثير من وقته. بعد أن تشكرهم على انتباههم ، انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع. لا تفرط في الكلمات أو تشعر بالحاجة إلى ابتكار مقدمة مفصلة بشكل مفرط. على عكس طرق المراسلة غير الرسمية ، يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مهذبة ومباشرة.

  • جرب جملة تمهيدية مثل "أنا أكتب لإبلاغك بانتهاء صلاحية عضويتك ويجب تجديدها شخصيًا قبل أن تتمكن من الاستمرار في تلقي مزايا العضوية". يمكنك بعد ذلك المتابعة بأي تفاصيل ذات صلة يحتاجها المستلم من أجل اتخاذ إجراء.
  • يميل معظم الناس إلى فحص رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من قراءة كل كلمة. كلما كان هدفك الرئيسي أقرب إلى البداية ، زاد احتمال أن يلتقطه المستلم.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 21
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 21

الخطوة الثالثة. اجعل باقي الرسالة موجزة

لا معنى للتجول بلا هدف بمجرد تحديد هدفك. مع المساحة المتبقية لديك ، قدم أي تفاصيل أخرى تعتقد أنها جديرة بالذكر. استخدم دائمًا كلمات وعبارات قصيرة وبسيطة لأخذ أكبر قدر ممكن من الجهد من تفسير المعنى الخاص بك.

  • راقب "قاعدة الجمل الخمس" - قد تبدو الرسائل الأقصر من خمس جمل سريعة أو وقحة ، في حين أن أي شيء يزيد طوله عن خمس جمل يعرضك لخطر فقدان انتباه القارئ.
  • إذا اضطررت لسبب ما إلى تضمين قدر كبير من المعلومات ، فافعل ذلك كمرفق منفصل.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 22
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 22

الخطوة 4. نقل فكرة أو طلب واضح

بمجرد أن توضح سبب كتابتك ، أوضح للقارئ بالضبط كيف تريد أن يرد عليه. إذا كان هناك شيء يحتاجون إلى معرفته ، فأخبرهم بذلك ؛ إذا كان هناك شيء يحتاجون إلى القيام به ، فاسألهم. بحلول الوقت الذي ينتهون فيه من قراءة رسالتك ، يجب أن يكون المستلم جاهزًا لصياغة رد.

  • يشير المتصلون ذوو الخبرة إلى هذا على أنه "دعوة للعمل" ، وهي طريقة جيدة لضمان أن يحافظ حوارك على إحساس مميز بالهدف.
  • قد تقول عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في رسالة بريد إلكتروني احترافي شيئًا مثل "من المهم أن تحفظ رقم التصريح الأمني المقدم مع هذا البريد الإلكتروني" أو "يُرجى تحديث التوافر الصيفي بحلول نهاية الشهر".
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 23
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 23

الخطوة 5. قصر بريدك الإلكتروني على موضوع واحد

مواجهة المستلم بمعلومات كثيرة جدًا في وقت واحد يمكن أن تجعله يشعر بالإرهاق. من الأفضل قصر نطاق بريدك الإلكتروني على موضوع واحد أو موضوعين ذي صلة. لن يسمح ذلك للقارئ بفهم ما يجري بشكل أسرع فحسب ، بل سيساعدك أيضًا في الحفاظ على رسالتك موجزة.

يجب حجز مواضيع أو طلبات متعددة لرسائل بريد إلكتروني متعددة

جزء 4 من 4: إرسال البريد الإلكتروني

اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 24
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 24

الخطوة الأولى. قم بتدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله

ارجع إلى رسالتك بدقة للتأكد من خلوها من أي أخطاء إملائية أو إملائية أو جمل غير واضحة. يمكن أن تنعكس أخطاء الإهمال عليك وعلى الشركة التي تمثلها.

  • استخدم ميزة المدقق الإملائي لمنصة بريدك الإلكتروني لتجنب الأخطاء العرضية.
  • يمكنك أيضًا تخصيص هذا الوقت لإجراء أي تغييرات في اللحظة الأخيرة على التنسيق الذي تعتقد أنه قد يسهل استيعاب بريدك الإلكتروني.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 25
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 25

الخطوة 2. قم بتبسيط بريدك الإلكتروني إن أمكن

تذكر أن المستلمين مشغولون ويريدون الوصول إلى لحوم البريد الإلكتروني بسرعة. خذ خطوة إلى الوراء وقم بتقييم بريدك الإلكتروني. وهنا بعض الأشياء في الاعتبار:

  • استخدم الجمل القصيرة والكلمات والفقرات. يساعد هذا في جعل البريد الإلكتروني سريعًا وسهل القراءة والفهم.
  • إذا كان من الممكن قص كلمة ما ، فقم بقصها. قلل جملك إلى أقصر ما يمكن.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 26
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 26

الخطوة الثالثة. امنح بريدك الإلكتروني تدقيقًا شاملاً

تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية تصحيحًا دقيقًا. اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ لنفسك. يمكن أن يساعدك هذا في اكتشاف الكثير من الأخطاء الإملائية والنحوية. اسال نفسك:

  • هل بريدي الإلكتروني واضح؟
  • هل يمكن أن يساء فهم بريدي الإلكتروني؟
  • كيف سيبدو الأمر لو كنت المستلم؟
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 27
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 27

الخطوة 4. حافظ على المهنية

لست بحاجة إلى إظهار شخصيتك في بريدك الإلكتروني المهني. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك السماح لها بالظهور بمهارة من خلال أسلوب الكتابة الخاص بك ، ولكن ابتعد عن الرموز التعبيرية أو اختصارات الدردشة (مثل LOL) أو الخطوط والخلفيات الملونة.

  • الوقت الوحيد المناسب لاستخدام الرموز أو اختصارات الدردشة هو عندما تقوم بعكس لغة البريد الإلكتروني للشخص الذي تكتب إليه.
  • اكتب وكأنك تتحدث. يمكن أن يساعدك ذلك في جعل بريدك الإلكتروني قصيرًا وودودًا وأنيقًا.
  • لا تقل أي شيء في رسالة بريد إلكتروني لن تقوله للمتلقي شخصيًا.
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 28
اكتب بريد إلكتروني احترافي الخطوة 28

الخطوة 5. إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك

بمجرد الانتهاء من تدقيق بريدك الإلكتروني وتضمين جميع المعلومات الضرورية وإضافة كل مستلم إلى الحقل المناسب ، انقر فوق الزر إرسال.

فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube

نصائح

  • تذكر أن الأشخاص يريدون قراءة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ، لذا اجعل جملك قصيرة وواضحة.
  • إذا كان بإمكانك أن تقول شيئًا إيجابيًا عن متلقيك أو عملهم ، فافعل ذلك. كلماتك لن تضيع.
  • قم بإعداد توقيع. إنها طريقة مختصرة لمشاركة المعلومات التي يجب عليك تضمينها في كل بريد إلكتروني. من خلال وضع هذه المعلومات في توقيعك ، فإنك تبقي نص رسائل البريد الإلكتروني قصيرًا.
  • إذا ساعدك المستلم بأي شكل من الأشكال ، فتذكر أن تشكره. يجب عليك القيام بذلك حتى عندما تكون مهمتهم هي مساعدتك.
  • تريد أن تصبح أفضل في كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟ حاول كتابة رسالتك كما لو أنها ستُرسل إلى المدير التنفيذي. يساعدك هذا في الحفاظ على تناسق لغتك ولغتك واحترافك.
  • انتبه جيدًا للقواعد والتهجئة وعلامات الترقيم حتى تقدم صورة احترافية عنك وعن شركتك.
  • اجعل المقدمات موجزة عن طريق كتابتها كما لو كنت تتحدث وجهًا لوجه.
  • توقف لحظة لتحديد ما إذا كان البريد الإلكتروني ضروريًا حتى قبل الشروع في كتابة واحدة. في كثير من الحالات ، يمكن نقل نفس المعلومات بمكالمة هاتفية بسيطة أو مسافة قصيرة سيرًا على الأقدام إلى قسم آخر.
  • لا تنس أن تقول "من فضلك" و "شكرًا". تقطع الأخلاق شوطا طويلا في إقامة علاقات مهنية جيدة.
  • انتظر حتى تنتهي من التدقيق اللغوي لوضع عنوان المستلم. سيمنعك هذا من إرسال البريد الإلكتروني بطريق الخطأ قبل اكتماله.
  • كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة مثل أي شيء آخر. كلما تدربت أكثر ، كلما تحسنت في ذلك.

تحذيرات

  • كن حذرا مع حقل نسخة. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عدد كبير من جهات الاتصال الذين لا يعرفون بعضهم البعض ولكنهم جميعًا بحاجة إلى معرفة المعلومات ، فتأكد من استخدام حقل نسخة مخفية لحماية خصوصيتهم.
  • استخدم خيار الرد على الكل باعتدال. أرسل ردك فقط لمن يحتاج إلى المعرفة.
  • تجنب استخدام النص غير الرسمي أو الاختصارات ("LOL" ، "ICYMI" ، "TTYL" ، إلخ.). يمكن أن تكون هذه مربكة للقراء وليس لها مكان في البريد الإلكتروني المتعلق بالعمل.
  • لا تكتب رسالتك بالأحرف الكبيرة والصغيرة.

موصى به: