كيف تكون مدير مشروع فعال (بالصور)

جدول المحتويات:

كيف تكون مدير مشروع فعال (بالصور)
كيف تكون مدير مشروع فعال (بالصور)

فيديو: كيف تكون مدير مشروع فعال (بالصور)

فيديو: كيف تكون مدير مشروع فعال (بالصور)
فيديو: 05 - كورس من يومي مهندس ( الطريق لتصبح مدير مشروع ) #مهندس_الواقع 2024, مارس
Anonim

يمكن أن يكون مديرو المشروع الجيدون الفرق بين المشروع الناجح والمشروع الفاشل. يحتاجون إلى الفطرة السليمة ، والمهارات التنظيمية ، ومهارات التعامل مع الأشخاص ليكونوا قادرين على التعامل مع المشاريع المعقدة. إذا كنت قد أصبحت للتو مدير مشروع ، فهناك عدد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان بيئة عمل إيجابية ونتائج ناجحة.

خطوات

جزء 1 من 3: قيادة فريق المشروع نحو هدف

كن كاتبًا طبيًا الخطوة 7
كن كاتبًا طبيًا الخطوة 7

الخطوة الأولى: تحديد الهدف والتواصل معه

مع المشاريع الكبيرة ، سيكون هناك العديد من الخطوات الأصغر على طول الطريق. بغض النظر عن عدد الأشخاص أو الخطوات المشاركة ، تأكد من الاستمرار في التركيز على النتيجة النهائية. القدرة على مراقبة الجائزة هي السمة المميزة لمديري المشاريع الناجحين.

  • من خلال التركيز على الصورة الكبيرة ، فإنك تحافظ على تركيز فريقك على هدف مشترك ، بدلاً من اهتمامات أو اهتمامات فردية. على سبيل المثال ، إذا كان الهدف هو فتح موقع جديد للبيع بالتجزئة في وسط المدينة ، يمكن للفريق الاستمرار في التركيز على ذلك. إذا اقترح أحد أعضاء الفريق أنه سيكون مهتمًا بالفعل بسلسلة من النوافذ المنبثقة في المركز التجاري ، فيمكنك إبقاء الفريق على المسار الصحيح من خلال تذكير الأشخاص بأنك قد حددت هدفًا واضحًا بالفعل.
  • اجعل الهدف واضحًا. أبلغها شفهيًا (كما في اجتماع) وكتابيًا (كما في رسالة بريد إلكتروني أو مذكرة). بهذه الطريقة ، يمكن لأعضاء الفريق دائمًا إلقاء نظرة على الهدف المحدد للرجوع إليه.
تعافى بعد محادثة سيئة مع رئيسك الخطوة 3
تعافى بعد محادثة سيئة مع رئيسك الخطوة 3

الخطوة 2. تحديد أولويات المهام الهامة

يحتوي كل مشروع على أشياء معينة هي الأكثر أهمية أو الأكثر تأثيرًا للنجاح. افعل هذه الأشياء أولاً. إذا لم تعطِ الأولوية لأهم أجزاء المشروع ، فقد تتورط في التفاصيل الصغيرة أو عوامل التشتيت.

  • بصفتك مدير المشروع ، قد تتضمن مهامك التحقق من تقدم أعضاء الفريق أو متابعة الاجتماعات. تذكر أن فريقك قد يكون في انتظارك للموافقة على قرارات معينة أو التوقيع على أشياء قبل أن يتمكنوا من المضي قدمًا.
  • تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إكمال جميع المهام المهمة أول شيء كل صباح. لا تنتقل إلى بقية يوم عملك حتى تنتهي.
  • قد تحتاج إلى إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني أو هاتفك لمنع تشتيت انتباهك عن طريق التنبيهات الخارجية.
  • بمجرد الانتهاء من العناصر ذات الأولوية القصوى ، خذ استراحة سريعة وانتقل إلى الأشياء الأدنى في قائمتك.
ابحث عن شقة بالقرب من جامعة كولومبيا الخطوة 1
ابحث عن شقة بالقرب من جامعة كولومبيا الخطوة 1

الخطوة 3. تعظيم الكفاءة

بصفتك مدير المشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية تتبع جميع الأجزاء المتحركة. إذا كان هناك شيء ترى أنه عقبة محتملة أو مطبات سرعة ، فاتخذ الخطوات للتعامل مع ذلك قبل أن يؤدي إلى إبطاء المشروع بأكمله.

  • تذكر أن "غرزة في الوقت توفر تسعة". على سبيل المثال ، إذا لم يتم تحديث نظام الكمبيوتر الخاص بك منذ فترة ، فقد يكون من المغري إبقاء النظام يعمل كما هو. قد يستغرق تحديث النظام وتدريب الموظفين على التكنولوجيا الجديدة وقتًا ويبطئ الأمور في البداية. ومع ذلك ، قد يتبين أن الوقت المستغرق في الانتقال قد تم إنفاقه بشكل جيد عندما يجعل المكتب أكثر كفاءة وإنتاجية بمجرد تنفيذه.
  • اسأل أعضاء فريقك عما إذا كانت هناك أشياء لم تلاحظها من شأنها تحسين الكفاءة.
ابحث عن شقة بالقرب من جامعة كولومبيا الخطوة 2
ابحث عن شقة بالقرب من جامعة كولومبيا الخطوة 2

الخطوة 4. توصيل الخطة بشكل فعال

كونك مديرًا هو كل شيء عن التواصل. في كل خطوة على الطريق ، تأكد من أن الأشخاص في فريقك يفهمون ما هو متوقع منهم ، وما هو الجدول الزمني.

  • استخدم طرقًا متنوعة للتواصل. تحدث إلى الأشخاص شخصيًا ، واستخدم لوحات الإعلانات ، وأرسل رسائل بريد إلكتروني فردية وجماعية.
  • نسعى دائمًا إلى الفهم وكذلك الفهم. هذا يعني أنك بحاجة إلى طرح الأسئلة والاستماع ، وهي جوانب مهمة للتواصل الفعال.

جزء 2 من 3: إظهار قيادة المشروع

التعامل مع عدم الحصول على الاهتمام الكافي في العمل الخطوة 6
التعامل مع عدم الحصول على الاهتمام الكافي في العمل الخطوة 6

الخطوة 1. كن منفتحًا

قد يكون هذا صعبًا إذا لم تكن منفتحًا بشكل طبيعي. ومع ذلك ، فإن إدارة الأشخاص والمشاريع تتطلب أن تكون قادرًا على التواصل وجعل الناس يشعرون بالمشاركة في المشروع. أفضل طريقة للقيام بذلك هي إظهار تقديرك لهم ولإسهاماتهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق:

  • الابتسام والتواصل بالعين مع الأشخاص الذين تعمل معهم
  • سؤال أعضاء الفريق عن كيفية سير عملهم وكيف يمكنك المساعدة
  • خلق فرص للمناقشة وحل المشكلات الجماعي
  • الظهور يمكن الوصول إليها. لا تقضي اليوم كله مغلقًا داخل مكتبك بعيدًا عن الأنظار.
كن مساعدًا مقيمًا (RA) الخطوة 1
كن مساعدًا مقيمًا (RA) الخطوة 1

الخطوة 2. أظهر الشجاعة الشخصية

قد يكون المشروع الكبير شاقًا حتى لمدير المشروع الأكثر خبرة. تأكد من أنك "تقود من الأمام". هذا يعني أن تضع نفسك في وضع يسمح لك بالمخاطرة ، وارتكاب الأخطاء ، وتحديد القرارات.

  • أظهر أنك شغوف وملتزم بعملك.
  • إذا كنت تطلب دائمًا من الآخرين التمسك بأعناقهم وتحمل مخاطر شخصية ، فقد يفقدون الثقة بك كقائد.
  • تذكر أنه لا بأس من الفوضى. إذا أخطأت أو اتخذت قرارًا سيئًا ، فأخبر الآخرين أنك تتحمل المسؤولية ، واعتذر إذا كان ذلك مناسبًا.
كن مساعدًا مقيمًا (RA) الخطوة 8
كن مساعدًا مقيمًا (RA) الخطوة 8

الخطوة 3. أظهر الكاريزما

يعتقد الكثير من الناس أن الكاريزما هي شيء يولد به الناس ، وليس شيئًا يمكن تعلمه. ومع ذلك ، هناك العديد من الطرق لتنمية وإظهار الكاريزما. ينجذب الناس إلى القادة الكاريزماتيين وعادة ما يجدونهم ممتعًا في العمل من أجلهم.

  • أظهر عواطفك. يسمح الأشخاص ذوو الكاريزما للآخرين بمعرفة متى يكونون سعداء أو متضايقين أو متحمسين أو متوترين. قد تعتقد أنك بحاجة إلى إخفاء ما تشعر به لكي تبدو محترفًا. ومع ذلك ، هناك وسيلة سعيدة يعرفها الأشخاص ذوو الكاريزما كيف يضربونها.
  • أظهر اهتمامك بالآخرين بالإضافة إلى الأشياء التي تهمك. لا تخف من سرد قصة شيقة عن نفسك إذا كانت ستساعد الناس على التفاعل معك.
  • أظهر ذكائك. لا تحاول إخفاء ذكائك أو مهاراتك. إنهم جزء مما أوصلك إلى مكانك الحالي.
  • كن موجهًا نحو التفاصيل عند التعامل مع أشخاص آخرين. لاحظ الأشياء الصغيرة حول تفاعلاتك ، مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه واللغة.
شراء العقارات في نيكاراغوا الخطوة 5
شراء العقارات في نيكاراغوا الخطوة 5

الخطوة 4. كن متفائلا

قد يفقد الأشخاص الآخرون في فريقك الثقة في المشروع في بعض الأحيان. قد يشعرون بالإرهاق أو عدم التأكد من النتيجة النهائية. بصفتك مديرًا ، حافظ على موقف متفائل حتى يعرف الجميع أنك واثق من تحقيق الهدف النهائي.

  • استخدم موقف "يمكن أن تفعل". إذا تعثر أحد أعضاء فريقك ، فتدخل لدعم جهودهم.
  • كن على استعداد لإجراء تعديلات على الخطة إذا بدا أن الأمور لا تعمل.
تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 5
تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 5

الخطوة 5. لديك شعور قوي بالعمل الجماعي

بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تقدر قيمة الفريق. حتى إذا كان كل فرد يعمل بشكل فردي على جوانب مختلفة من المشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن الأشخاص يفهمون كيف تتلاءم الأجزاء معًا ويعتمدون على بعضهم البعض.

  • يمكنك عقد اجتماعات المشروع أو اللقاءات لمساعدة أعضاء الفريق على معرفة كيف يتناسب عملهم معًا والتعرف على الآخرين في الفريق.
  • تذكر أن كل دور مهم. لا تعامل بعض أعضاء الفريق كما لو أن مساهماتهم أهم من مساهمات الآخرين.
كن كاتب بيسبول الخطوة 3
كن كاتب بيسبول الخطوة 3

الخطوة 6. مندوب

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك. قد يكون لديك العديد من المهارات التي أوصلتك إلى درجة أن تكون مدير المشروع ؛ ومع ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن باقي أعضاء فريقك يتحملون مسؤولية كبيرة أيضًا.

  • قم بتعيين المهام بناءً على نقاط القوة لدى الأشخاص. لا يوجد سبب لمنح الناس وظائف ليسوا مستعدين لها.
  • إذا لم تكن متأكدًا من قدرة شخص ما على أداء دور ما ، فامنحه صديقًا أو فريقًا. تحقق منهم بشكل دوري لمعرفة أدائهم.
احصل على درجات أفضل عندما تكون على وشك الفشل الخطوة 15
احصل على درجات أفضل عندما تكون على وشك الفشل الخطوة 15

الخطوة 7. كن حريصًا على عدم "الإدارة التفصيلية" لأعضاء الفريق

هذا يخنق الإبداع ويخنق الدافع. استمر في متابعة التقدم المحرز في وظائف المشروع المختلفة على فترات زمنية معقولة وتتيح لأعضاء الفريق حرية العمل بشكل منتج.

جزء 3 من 3: إدارة المخاطر والمشاكل لمشروع

تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 1
تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 1

الخطوة 1. تحديد المخاطر المحتملة

كل مشروع له بعض المخاطر المرتبطة به. قد تكون هذه مخاطر مالية للشركة ، أو أنواع أخرى من المخاطر. في بداية أي مشروع ، ضع قائمة بالأشياء التي تبدو أنها يمكن أن تشكل مخاطر واحتفظ بهذه القائمة في متناول اليد.

  • قد تكون المخاطر ملموسة للغاية ، مثل ، "نحن ندفع مقابل مساحة عمل أكبر ، ولكن قد لا نحصل على طلبات كافية لجعلها تستحق الزيادة في الإيجار".
  • قد تتعلق المخاطر أيضًا بالموظفين ، مثل ، "لقد قمنا بتعيين رئيس قسم جديد ، لكنه صغير جدًا وعديم الخبرة في هذا المجال."
  • قد تكون هناك مخاطر شخصية بالنسبة لك ، مثل ، "إذا لم أستوف الحصة التي حددها مجلس الإدارة ، فقد أفقد منصبي".
ضع خطة تعويم الخطوة 2
ضع خطة تعويم الخطوة 2

الخطوة 2. قم بإجراء تحليل للمخاطر ، إذا لزم الأمر

ستتطلب بعض المشاريع أو الشركات تحليل المخاطر قبل أن يبدأ المشروع. يمكن أن يكون هذا أداة رائعة لمساعدتك كمدير على معرفة المخاطر التي من المنطقي تحملها وكيف يمكن تجنب المخاطر أو تقليلها.

قد تكون قادرًا على إجراء تحليل للمخاطر بنفسك ، أو قد يكون هناك شخص ما في شركتك تتمثل مهمته في القيام بذلك

تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 4
تعامل مع وظيفة لا تحبها الخطوة 4

الخطوة 3. تقييم المخاطر بشكل مستمر

من الرائع إعداد قائمة بالمخاطر في بداية المشروع. ومع ذلك ، مع تطور المشروع ، من المرجح أن تتغير المخاطر. ستظهر جديدة وقد يتلاشى البعض الآخر. ابق عينيك مفتوحتين للمخاطر المحتملة في جميع الأوقات.

  • يمكنك إضافة مخاطر جديدة إلى قائمتك الأصلية وشطب المخاطر التي لم تعد موجودة.
  • اسأل أعضاء فريقك عما إذا كانوا قد لاحظوا أي شيء على طول الطريق قد يشكل خطرًا جديدًا.
ابحث عن التمويل لفتح متجر مستلزمات التجميل الخطوة 1
ابحث عن التمويل لفتح متجر مستلزمات التجميل الخطوة 1

الخطوة 4. استعد للمجهول

مهما حاولت التخطيط ، ستكون هناك دائمًا مفاجآت وأشياء لا يمكنك الاستعداد لها. ومع ذلك ، يمكنك أن تبذل قصارى جهدك للتأكد من أنك ستكون مستعدًا لكرة المنحنى ، في حالة مواجهتها لك.

  • على سبيل المثال ، تأكد من وجود أموال إضافية في أي ميزانية للطوارئ. قد تواجه تكاليف غير متوقعة وتريد أن تكون قادرًا على تغطيتها بسهولة.
  • تأكد من أن لديك عدد وافر من الموظفين. إذا مرض شخص ما أو اضطر إلى مغادرة المشروع ، فلا تريد أن تشعر بالنقص الشديد في الموظفين.
  • نسخ احتياطي لكافة الملفات والمعلومات ذات الصلة.
  • نفذ خططًا من قبل الإدارة العليا للتأكد من عدم وجود أشياء قد تغفلت عنها أو عوامل مهمة لست على دراية بها.
تقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان أثناء وجودك في الكلية الخطوة 3
تقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان أثناء وجودك في الكلية الخطوة 3

الخطوة 5. معالجة المخاطر في أسرع وقت ممكن

بمجرد تحديد المخاطر ، اتخذ إجراءً. قد لا تتمكن من حل المشكلة تمامًا أو التخلص من المخاطر ، ولكن يمكنك على الأرجح إيجاد طريقة لتقليل المخاطر أو التخفيف من أي تداعيات قد تحدث.

  • إذا لاحظت أن أي شخص في فريقك يمثل مسؤولية لأي سبب من الأسباب ، فراقبهم وتأكد من حصولهم على الدعم والإشراف الذي يحتاجون إليه لتشكيل أقل قدر ممكن من المخاطر على المشروع.
  • إذا كان المشروع محفوفًا بالمخاطر بسبب نطاقه وجدوله الزمني ، فاطلب تمديدًا أو تحدث إلى الإدارة العليا حول الهدف الأكثر واقعية.
  • إذا كانت هناك مخاطر على السلامة الشخصية للأشخاص ، فتعامل معها على الفور. لا ينبغي أن يعمل أي شخص في موقف يشكل خطورة على صحته الجسدية أو العقلية.

موصى به: