كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر (بالصور)

جدول المحتويات:

كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر (بالصور)
كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر (بالصور)

فيديو: كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر (بالصور)

فيديو: كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر (بالصور)
فيديو: ازاي تكتب بيان صحفي زي وكالات الأنباء العالمية 2024, مارس
Anonim

يمكن أن يساعد تطوير خطة فعالة لإدارة المخاطر في منع القضايا الصغيرة من التطور إلى حالات الطوارئ. يمكن أن تتعامل الأنواع المختلفة من خطط إدارة المخاطر مع حساب احتمالية وقوع حدث ، وكيف يمكن أن يؤثر هذا الحدث عليك ، وما هي المخاطر مع بعض المشاريع وكيفية التخفيف من المشكلات المرتبطة بهذه المخاطر. قد يساعدك وضع خطة في التعامل مع المواقف المعاكسة عند ظهورها ، ونأمل أن تتجنبها قبل ظهورها.

خطوات

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1

الخطوة الأولى: فهم كيفية عمل إدارة المخاطر

الخطر هو التأثير (الإيجابي أو السلبي) لحدث أو سلسلة من الأحداث التي تقع في مكان واحد أو عدة مواقع. يتم حسابها من احتمال تحول الحدث إلى مشكلة والتأثير الذي سيكون له (انظر المخاطرة = الاحتمال × التأثير). يجب تحديد عوامل مختلفة لتحليل المخاطر ، بما في ذلك:

  • الحدث: ماذا يمكن أن يحدث؟

    وضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1 النقطة 1
    وضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1 النقطة 1
  • الاحتمال: ما مدى احتمالية حدوثه؟

    ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1 النقطة 2
    ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 1 النقطة 2
  • التأثير: إلى أي مدى سيكون سيئًا إذا حدث؟
  • التخفيف: كيف يمكنك تقليل الاحتمالية (وإلى أي مدى)؟
  • الطوارئ: كيف يمكنك تقليل التأثير (وإلى أي مدى)؟
  • التخفيض = التخفيف X الطوارئ
  • التعرض = المخاطر - الحد
    • بعد تحديد ما سبق ، ستكون النتيجة ما يسمى التعرض. هذا هو مقدار المخاطرة الذي لا يمكنك ببساطة تجنبه. قد يشار إلى التعرض أيضًا بالتهديد أو المسؤولية أو الخطورة ، لكنها تعني إلى حد كبير نفس الشيء. سيتم استخدامه للمساعدة في تحديد ما إذا كان يجب تنفيذ النشاط المخطط.
    • غالبًا ما تكون هذه صيغة بسيطة للتكلفة مقابل الفوائد. يمكنك استخدام هذه العناصر لتحديد ما إذا كانت مخاطر تنفيذ التغيير أعلى أو أقل من مخاطر عدم تنفيذ التغيير.
  • المخاطر المفترضة. إذا قررت المضي قدمًا (في بعض الأحيان لا يوجد خيار ، على سبيل المثال التغييرات الإلزامية الفيدرالية) فإن تعرضك يصبح ما يُعرف بالمخاطر المفترضة. في بعض البيئات ، يتم تقليل المخاطر المفترضة إلى قيمة بالدولار والتي يتم استخدامها بعد ذلك لحساب ربحية المنتج النهائي.
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 2
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 2

الخطوة 2. حدد مشروعك

في هذه المقالة ، دعنا نتظاهر بأنك مسؤول عن نظام كمبيوتر يوفر معلومات مهمة (ولكن ليست مهمة للحياة) لبعض السكان. الكمبيوتر الرئيسي الذي يوجد عليه هذا النظام قديم ويجب استبداله. مهمتك هي تطوير خطة إدارة المخاطر للترحيل. سيكون هذا نموذجًا مبسطًا حيث يتم سرد المخاطر والتأثير على أنها عالية أو متوسطة أو منخفضة (وهذا أمر شائع جدًا خاصة في إدارة المشروع).

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 3
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 3

الخطوة 3. الحصول على مدخلات من الآخرين

تبادل الأفكار بشأن المخاطر. اجمع العديد من الأشخاص الذين هم على دراية بالمشروع واطلب منهم تقديم مدخلات حول ما يمكن أن يحدث ، وكيفية المساعدة في منعه ، وماذا تفعل إذا حدث ذلك. خذ الكثير من الملاحظات! سوف تستخدم مخرجات هذه الجلسة الهامة للغاية عدة مرات خلال الخطوات التالية. حاول أن تكون متفتحًا بشأن الأفكار. التفكير "خارج الصندوق" جيد ، لكن استمر في التحكم في الجلسة. يحتاج إلى التركيز على الهدف.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 4
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 4

الخطوة 4. تحديد عواقب كل خطر

من جلسة العصف الذهني ، جمعت معلومات حول ما سيحدث إذا تحققت المخاطر. اربط كل خطر بالنتائج التي تم التوصل إليها خلال تلك الجلسة. كن محددًا قدر الإمكان مع كل واحدة. "تأخير المشروع" غير مرغوب فيه مثل "سيتأخر المشروع لمدة 13 يومًا". إذا كانت هناك قيمة بالدولار ، فقم بإدراجها ؛ مجرد قول "تجاوز الميزانية" أمر عام جدًا.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 5
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 5

الخطوة 5. القضاء على القضايا غير ذات الصلة

إذا كنت تنقل ، على سبيل المثال ، نظام كمبيوتر خاص بوكالة سيارات ، فإن التهديدات مثل الحرب النووية أو جائحة الطاعون أو الكويكبات القاتلة هي إلى حد كبير أشياء ستؤدي إلى تعطيل المشروع. لا يوجد شيء يمكنك القيام به للتخطيط لهم أو لتقليل التأثير. قد تضعها في اعتبارك ، لكن لا تضع هذا النوع من الأشياء في خطة المخاطرة الخاصة بك.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 6
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 6

الخطوة 6. ضع قائمة بجميع عناصر المخاطر المحددة

لست بحاجة إلى وضعها في أي ترتيب حتى الآن. فقط قم بإدراجهم واحدًا تلو الآخر.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 7
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 7

الخطوة 7. تعيين الاحتمالية

لكل عنصر خطر في قائمتك ، حدد ما إذا كان احتمال تحقيقه فعليًا مرتفعًا أم متوسطًا أم منخفضًا. إذا كان عليك مطلقًا استخدام الأرقام ، فقم برقم الاحتمالية على مقياس من 0.00 إلى 1.00. 0.01 إلى 0.33 = منخفض ، 0.34 إلى 0.66 = متوسط ، 0.67 إلى 1.00 = مرتفع.

  • ملاحظة: إذا كان احتمال وقوع حدث يساوي صفرًا ، فسيتم حذفه من الاعتبار. لا يوجد سبب للنظر في الأشياء التي لا يمكن أن تحدث ببساطة (T-Rex الغاضب يأكل الكمبيوتر).

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 8
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 8

الخطوة 8. تحديد التأثير

بشكل عام ، قم بتعيين التأثير على أنه مرتفع أو متوسط أو منخفض بناءً على بعض الإرشادات المحددة مسبقًا. إذا كان عليك استخدام الأرقام بشكل مطلق ، فقم بتكوين التأثير على مقياس من 0.00 إلى 1.00 على النحو التالي: 0.01 إلى 0.33 = منخفض ، 0.34 - 066 = متوسط ، 0.67 - 1.00 = مرتفع.

  • ملاحظة: إذا كان تأثير الحدث صفرًا ، فلا يجب أن يتم إدراجه. لا يوجد سبب للنظر في الأشياء غير ذات الصلة ، بغض النظر عن الاحتمالية (تناول كلبي العشاء).

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 9
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 9

الخطوة 9. تحديد المخاطر للعنصر

في كثير من الأحيان ، يتم استخدام جدول لهذا الغرض. إذا كنت قد استخدمت القيم المنخفضة والمتوسطة والعالية للاحتمالية والتأثير ، فإن الجدول العلوي يكون مفيدًا للغاية. إذا كنت قد استخدمت قيمًا رقمية ، فستحتاج إلى التفكير في نظام تصنيف أكثر تعقيدًا قليلاً مشابه للجدول الثاني هنا. من المهم ملاحظة أنه لا توجد صيغة عالمية للجمع بين الاحتمالية والتأثير ؛ التي ستختلف بين الأشخاص والمشاريع. هذا مجرد مثال (وإن كان من واقع الحياة):

  • كن مرنًا في التحليل.

    في بعض الأحيان قد يكون من المناسب التبديل ذهابًا وإيابًا بين تعيينات LMH والتعيينات الرقمية. يمكنك استخدام جدول مشابه للجدول أدناه.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 10
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 10

الخطوة 10. رتب المخاطر

ضع قائمة بجميع العناصر التي حددتها من أعلى المخاطر إلى أقل المخاطر.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 11
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 11

الخطوة 11. احسب إجمالي المخاطر:

هنا حيث ستساعدك الأرقام. في الجدول 6 ، لديك 7 مخاطر محددة على أنها H و H و M و M و M و L و L. يمكن أن يترجم هذا إلى 0.8 و 0.8 و 0.5 و 0.5 و 0.5 و 0.2 و 0.2 من الجدول 5. متوسط ثم يبلغ إجمالي المخاطر 0.5 وهذا يترجم إلى متوسط.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 12
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 12

الخطوة 12. تطوير استراتيجيات التخفيف

تم تصميم التخفيف لتقليل احتمالية حدوث خطر. عادةً ما تقوم بذلك فقط مع العناصر العالية والمتوسطة. قد ترغب في التخفيف من العناصر منخفضة المخاطر ، ولكن بالتأكيد تناول العناصر الأخرى أولاً. على سبيل المثال ، إذا كان أحد عناصر المخاطرة الخاصة بك هو أنه قد يكون هناك تأخير في تسليم الأجزاء المهمة ، فيمكنك تخفيف المخاطر عن طريق الطلب مبكرًا في المشروع.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 13
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 13

الخطوة 13. تطوير خطط الطوارئ

تم تصميم الطوارئ لتقليل التأثير إذا تحققت المخاطر. مرة أخرى ، ستقوم عادةً بتطوير حالات الطوارئ للعناصر عالية ومتوسطة فقط. على سبيل المثال ، إذا لم تصل الأجزاء المهمة التي تحتاجها في الوقت المحدد ، فقد تضطر إلى استخدام الأجزاء القديمة الموجودة أثناء انتظار الأجزاء الجديدة.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 14
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 14

الخطوة 14. تحليل فعالية الاستراتيجيات

إلى أي مدى قللت من الاحتمالية والأثر؟ قم بتقييم استراتيجيات الطوارئ والتخفيف الخاصة بك وأعد تعيين التقييمات الفعالة لمخاطرك.

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 15
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 15

الخطوة 15. احسب المخاطر الفعلية الخاصة بك

الآن المخاطر السبعة الخاصة بك هي M و M و M و L و L و L و L ، والتي تترجم إلى 0.5 و 0.5 و 0.5 و 0.2 و 0.2 و 0.2 و 0.2. هذا يعطي متوسط مخاطرة 0.329. بالنظر إلى الجدول 5 ، نرى أن المخاطرة الإجمالية الآن مصنفة على أنها منخفضة. في الأصل كانت المخاطرة متوسطة (0.5). بعد إضافة استراتيجيات الإدارة ، يكون تعرضك منخفضًا (0.329). هذا يعني أنك حققت انخفاضًا بنسبة 34.2٪ في المخاطر من خلال التخفيف والطوارئ. ليس سيئا!

ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 16
ضع خطة إدارة المخاطر الخطوة 16

الخطوة 16. راقب المخاطر الخاصة بك

الآن بعد أن عرفت ما هي مخاطرك ، تحتاج إلى تحديد كيف ستعرف ما إذا كانت تتحقق حتى تعرف متى وما إذا كان عليك وضع الطوارئ الخاصة بك في مكانها الصحيح. يتم ذلك عن طريق تحديد إشارات المخاطر. افعل ذلك لكل عنصر من عناصر الخطورة العالية والمتوسطة. بعد ذلك ، مع تقدم مشروعك ، ستتمكن من تحديد ما إذا كان عنصر المخاطرة قد أصبح مشكلة. إذا كنت لا تعرف هذه الإشارات ، فمن المحتمل جدًا أن تتجسد المخاطر بصمت وتؤثر على المشروع ، حتى لو كان لديك حالات طوارئ جيدة.

فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube

نصائح

  • في الحالات التي قد يصبح فيها مدير المشروع مثقلًا بوظيفة إدارة المخاطر ، يمكن أن يقتصر التحليل على المسار الحرج للمشروع. في هذه الحالة ، يُنصح بحساب مسارات حرجة متعددة مع ، ربما ، وقت تأخير إضافي لتحديد المهام التي من المحتمل أن تهبط على المسار الحرج بشكل استباقي. هذا مناسب بشكل خاص عندما يكون PM واحد يتحكم في مشاريع متعددة. يجب اعتبار إدارة المخاطر كجزء من المشروع ، ولكن لا تطغى على وظائف التخطيط والرقابة الأخرى (انظر التحذيرات).
  • التخفيض = المخاطر - التعرض. في هذا المثال (وبافتراض تقدير مشروع بقيمة 1000000 دولار أمريكي) تبلغ مخاطرتك 0.5 × 1 دولار أمريكي ، 000 ، 000 (500 دولار أمريكي) وتعرضك هو 0.329 × 10000 دولار أمريكي (329 دولار أمريكي) مما يعني القيمة من التخفيض = 171000 دولار أمريكي. استخدم ذلك كمؤشر على المبلغ الذي يمكنك إنفاقه بشكل معقول على إدارة المخاطر - يجب أن يكون ذلك جزءًا من تقدير المشروع المنقح (مثل التأمين).
  • خطة للتغيير. إدارة المخاطر هي عملية مرنة لأن المخاطر تتغير دائمًا. اليوم ، قد تقوم بتعيين بعض المخاطر مع احتمال كبير وتأثير كبير. غدا ، قد يتغير الاحتمال أو التأثير. أيضًا ، قد تسقط بعض المخاطر تمامًا عن الطاولة بينما يلعب البعض الآخر.
  • يمكنك استخدام Exposure للمساعدة في تحديد ما إذا كنت تريد تنفيذ المشروع بالفعل. إذا كان إجمالي تقدير المشروع هو 1،000،000 دولار أمريكي وتعرضك هو 0.329 ، فإن القاعدة العامة هي أن لديك 329،000 دولارًا أمريكيًا محتملًا عن التقدير. هل يمكنك وضع ميزانية للأموال الإضافية … تحسبا لذلك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد ترغب في إعادة النظر في نطاق المشروع.
  • جزء من خطة الطوارئ الجيدة هو إشارة إنذار مبكر. إذا كانت هناك نتيجة اختبار ستخبرك ما إذا كنت بحاجة إلى اعتماد خطة الطوارئ الخاصة بك ، فتأكد من الإسراع بنتائج الاختبار. إذا لم تكن هناك إشارة تحذير جيدة ، فحاول تصميم واحدة.
  • استخدم جدول بيانات لتتبع خطة المخاطر بشكل مستمر. تتغير المخاطر ، وقد تختفي المخاطر القديمة وستبرز مخاطر جديدة.
  • تحقق دائمًا. ماذا فاتك؟ ما الأشياء التي يمكن أن تحدث ولم تفكر فيها بعد؟ هذا من أصعب الأشياء التي يجب القيام بها وواحد من أكثر الأشياء أهمية. قم بعمل قائمة وتحقق منها بشكل متكرر.
  • إذا كنت مدير مشروع عديم الخبرة ، أو كان المشروع صغيرًا ، ففكر في توفير الوقت عن طريق تخطي الخطوات التي إما لا تنطبق أو يكون لها تأثير ضئيل على المشروع ؛ تجاوز تقييم الاحتمالية والتأثير الرسمي ، وقم بإجراء "الرياضيات العقلية" واقفز فورًا للنظر في درجة الخطورة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء صيانة لدائرة كهربائية وسيؤدي هذا النشاط إلى تعطل الخادم ، فهل من "الخطورة" نقل الخادم إلى دائرة جديدة قبل الصيانة أو الانتظار حتى انتهاء الصيانة لإعادة الجهاز مرة أخرى عبر الانترنت. في كلتا الحالتين ، ينخفض الخادم - ولكن يمكنك فقط تحديد النشاط الذي يمثل أقل مخاطر للمشروع.

تحذيرات

  • ضع في اعتبارك ما قد يحدث إذا حدث خطأ في شيئين أو ثلاثة في نفس الوقت. سيكون الاحتمال منخفضًا جدًا ، لكن التأثير قد يكون شديدًا. تضمنت كل كارثة كبرى تقريبًا إخفاقات متعددة.
  • يفعل ليس دع السياسة تتدخل في تقييمك. هذا يحدث كثيرا. لا يريد الناس تصديق أن الأشياء التي يسيطرون عليها قد تسوء ، وغالبًا ما يحاربونك بشأن مستويات المخاطر. "أوه ، هذا لا يمكن أن يحدث أبدًا" يمكن أن يكون صحيحًا ، ولكن مرة أخرى قد يكون الحديث عن غرور شخص ما.
  • لا تتجاهل العناصر منخفضة الخطورة تمامًا ، لكن لا تقضي وقتًا طويلاً معها. استخدم مرتفع ومتوسط ومنخفض للإشارة إلى مقدار الجهد الذي ستبذله في مراقبة كل خطر.
  • لا تكن شديد التعقيد للمشروع. تعد إدارة المخاطر جزءًا مهمًا من المشروع ولكن لا ينبغي أن تلقي بظلالها على العمل الفعلي الذي يتعين القيام به. إذا لم تكن حريصًا بشأن هذا الأمر ، فيمكنك البدء في مطاردة المخاطر غير ذات الصلة وإثقال خطتك بمعلومات غير مفيدة.
  • لا تفترض أنك حددت جميع المخاطر. طبيعة الخطر هي أنه لا يمكن التنبؤ به.

موصى به: