كيفية كتابة خطاب لتغيير العنوان (بالصور)

جدول المحتويات:

كيفية كتابة خطاب لتغيير العنوان (بالصور)
كيفية كتابة خطاب لتغيير العنوان (بالصور)

فيديو: كيفية كتابة خطاب لتغيير العنوان (بالصور)

فيديو: كيفية كتابة خطاب لتغيير العنوان (بالصور)
فيديو: 3 خطوات تقدر تلم بيهم اي مادة في 4 ساعات بس - ازاي تنجز في المذاكرة 2024, مارس
Anonim

سواء كنت تقوم بنقل نفسك وعائلتك أو نقل عملك ، فقد ترغب في كتابة خطاب رسمي لتغيير العنوان بحيث يكون لجميع جهات الاتصال الخاصة بك عنوانك الجديد. خاصة إذا كنت تنقل عملك أو تكتب إلى جهات اتصال العمل ، فأنت تريد الحفاظ على تنسيق معين. بالنسبة للأصدقاء وأفراد الأسرة ، قد ترغب في إرسال بطاقة بريدية مكتوبة بخط اليد بدلاً من استخدام خطاب رسمي.

خطوات

نموذج تغيير خطابات العنوان

Image
Image

نموذج لتغيير خطاب العنوان إلى جهة رسمية

دعم wikiHow و فتح جميع العينات.

جزء 1 من 3: تنسيق رسالتك

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 1
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 1

الخطوة 1. ابحث عن قالب خطاب العمل

إذا كنت تكتب رسالتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتحقق من وجود قوالب في تطبيق معالجة الكلمات الذي تستخدمه. تحتوي معظم تطبيقات معالجة الكلمات على عدد من قوالب الرسائل المختلفة.

  • استخدم قالب خطاب عمل أساسي يحتوي على كتل للتاريخ وعنوانك وعنوان المستلم.
  • إذا كان لديك عمل أو ورق شخصي ذي رأسية تخطط لاستخدامه لطباعة رسالتك ، فتأكد من أن القالب الذي تستخدمه به مساحة تتسع لذلك.
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 1
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 1

الخطوة 2. إنشاء قائمة بريدية

أسهل ما يمكنك فعله ، خاصة إذا كنت ترسل رسالتك إلى قائمة طويلة من المستلمين ، هو إنشاء قائمة بريدية على جدول بيانات. يمكنك بعد ذلك استخدام وظيفة "دمج البريد" في تطبيق معالجة الكلمات الخاص بك لملء الحقول الموجودة في خطاب النموذج الخاص بك.

قائمة التحقق من القائمة البريدية

الاسم الأول والأخير للمستلم

العنوان البريدي الكامل

أي معلومات اتصال أخرى مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني والفاكس

قم بمراجعة قائمتك البريدية بعناية للتأكد من أنك لم تقم بأي أخطاء إملائية في إدخال اسم أو عنوان أي شخص.

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 3
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 3

الخطوة 3. قم بإعداد مجموعات العناوين

يتضمن تنسيق خطاب العمل التقليدي كتلة لاسمك (أو اسم عملك) وعنوانك ، بالإضافة إلى الاسم والعنوان أو المستلم. عند إدخال عنوانك ، استخدم عنوانك الحالي ، وليس العنوان الذي تنتقل إليه.

إذا كنت تستخدم دمج البريد ، فاتبع إرشادات التنسيق الموضحة في تطبيق معالجة الكلمات الخاص بك. يعني هذا عادةً تضمين اسم العمود الذي تريد التطبيق لسحب البيانات منه من جدول البيانات ، مثل "الاسم الأخير"

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 4
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 4

الخطوة 4. قدم تحية

يشتمل نموذج الخطاب عادةً على مسافة مزدوجة بعد السطر الأخير من كتلة العنوان الأخيرة ، متبوعة بتحية. قد يكون ببساطة اسم الشخص متبوعًا بنقطتين ، أو "عزيزي" متبوعًا باسم الشخص وفاصلة.

تجنب استخدام تحية "عزيزي" إذا كان بعض المستلمين من المنظمات أو الشركات الأخرى أو الوكالات الحكومية. عادةً ما يتم استخدام هذه التحية للأفراد فقط

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 5
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 5

الخطوة 5. أكمل الختام

عند تنسيق رسالتك ، من الأفضل عادةً المضي قدمًا وإغلاق رسالتك أولاً ثم كتابة نص رسالتك. ستعتمد الكلمة التي تستخدمها في الختام على علاقتك بالمستلمين.

إذا كنت تكتب خطابًا لتغيير عنوان عملك ، فستحتاج إلى خاتمة رسمية أكثر ، مثل "بإخلاص". ومع ذلك ، إذا كان لديك مزيج من جهات الاتصال الشخصية والتجارية ، فقد ترغب في اختيار شيء أقل رسمية ، مثل "شكرًا"

جزء 2 من 3: صياغة رسالتك

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 6
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 6

الخطوة 1. اكتب مقدمة موجزة

ابدأ رسالتك ببيان لإبلاغ المستلم بالغرض من الخطاب. هذا لا يجب أن يكون طويلاً. عادةً ما تكفي جملة واحدة تقول شيئًا مثل "هذه الرسالة لإعلامك بأن عنواني سيتغير قريبًا".

لا تتكلم كثيرًا في المقدمة. تريد الاحتفاظ بالحرف أسفل الصفحة ، لذلك يجب أن يكون موجزًا ومباشرًا

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 7
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 7

الخطوة الثانية. حدد تاريخ حدوث التغيير

إلى جانب المقدمة ، تحتاج إلى إعلام المستلمين بالضبط عندما يحتاجون إلى البدء في استخدام عنوانك الجديد بدلاً من عنوانك الحالي.

تأكد من أنك تمنح المستلمين وقتًا كافيًا لتلقي الخطاب وتحديث سجلاتهم وإرسال أي رسائل إلى العنوان الصحيح

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 8
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 8

الخطوة 3. اكتب عنوانك الجديد

زوِّد المستلمين بالعنوان الجديد الذي يجب عليهم استخدامه لجميع المراسلات معك في المستقبل. عادةً ما يكون من الأفضل تنسيقه بالطريقة التي ينبغي تنسيقها على الظرف ، لذلك يسهل عليهم تدوينه ونسخه.

الاعتبارات

الخلط مع العنوان القديم:

يمكنك أيضًا تضمين عنوانك القديم ، على سبيل المثال بالقول إن عنوانك قد تغير من العنوان القديم إلى العنوان الجديد. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن هذا قد يكون محيرًا. على وجه الخصوص إذا كان لديك الكثير من جهات الاتصال التجارية أو الحكومية التي ترسل إليها الخطاب ، فقد يتم نسخ المعلومات الخاطئة عن غير قصد بواسطة كاتب.

أبلغ عن أي تغييرات أخرى:

من الجيد أيضًا السماح للمستلمين بمعرفة معلومات الاتصال الأخرى ، إن وجدت ، التي سيتم تغييرها وما الذي سيبقى كما هو. هذا مهم بشكل خاص إذا كانوا بحاجة إلى الاتصال بك أثناء الانتقال.

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 9
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 9

الخطوة 4. قم بتضمين أي معلومات أخرى ذات صلة

اعتمادًا على ظروف انتقالك ، قد تكون هناك معلومات أخرى يحتاج المستلمون إلى معرفتها ، مثل ما إذا كان هناك آخرون ينتقلون معك أيضًا ، أو ما إذا كان عملك سيظل مفتوحًا أثناء الانتقال.

أمثلة على المعلومات ذات الصلة

إغلاق العمل:

إذا كان عملك سيغلق لفترة وجيزة للانتقال ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المستلمين بذلك حتى يتمكنوا من التخطيط مسبقًا ، سواء كانوا عملاء أو موردين أو عملاء آخرين.

بيع مؤثرة لل:

إذا كنت تجري عملية بيع مؤثرة ، فقد يكون هذا مكانًا جيدًا للسماح للمستلمين بمعرفة ذلك أيضًا.

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 10
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 10

الخطوة 5. اشكر المستلم

لإغلاق رسالتك ، ضاعف المسافة بعد الفقرة الأخيرة واكتب جملة بسيطة تشكر فيها المستلم. إذا كان شريكًا تجاريًا ، فقد ترغب أيضًا في إضافة ملاحظة حول مدى تقديرك لأعمالهم.

على سبيل المثال ، إذا كان عملك ينتقل إلى مكان آخر ، فيمكنك كتابة "شكرًا لك على اهتمامك بهذا الأمر. وأنا أقدر بشدة القيمة التي تضيفها إلى هذه الشركة وأتطلع إلى مواصلة العمل معك."

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 11
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 11

الخطوة 6. توفير وسيلة اتصال

بعد أن تشكر المستلم ، قد ترغب في تقديم رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني يمكن للمستلم الاتصال به إذا كان لديه أي أسئلة أو مخاوف.

هذا مهم بشكل خاص إذا كان عملك ينتقل. قد ترغب في توجيه جميع الأسئلة أو المخاوف المتعلقة بالانتقال إلى رقم هاتف أو رقم داخلي معين ، أو إلى عنوان بريد إلكتروني معين

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 12
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 12

الخطوة 7. صياغة عدة أحرف

خاصة إذا كنت تنقل عملك ، فقد ترغب في الحصول على أكثر من حرف واحد. بهذه الطريقة يمكنك تخصيص حرف واحد للعملاء أو العملاء على وجه التحديد ، وآخر لشركاء الأعمال ، وآخر للبائعين أو التجار.

ضع في اعتبارك عدة رسائل إذا كانت لديك أي معلومات ذات صلة تريد تضمينها تنطبق على جمهور واحد فقط. بهذه الطريقة لا يحصل أي شخص على أي معلومات بخلاف ما يحتاجه

جزء 3 من 3: إرسال رسالتك

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 13
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 13

الخطوة الأولى. تدقيق الخطاب بعناية

قبل إنهاء رسالتك ، تحقق للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو إملائية أو نحوية تجعل رسالتك تبدو غير مهنية أو تجعل قراءتها صعبة.

تحقق من العنوان على وجه الخصوص وتأكد من صحته. لا تريد أن ترسل إلى المستلمين خطاب تغيير العنوان الذي يوجههم إلى العنوان الخطأ

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 14
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 14

الخطوة الثانية: تأكد من صحة معلومات المستلمين

عند استخدام دمج البريد للمراسلات المجمعة ، يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت. ولكن من الممكن أيضًا أن تكون هناك أخطاء في كيفية نقل البيانات إلى رسائلك.

تحقق من جميع الحقول وتأكد من أنها جميعًا متطابقة وتنتمي إلى نفس المستلم. على سبيل المثال ، تريد التأكد من تطابق اسم وعنوان المستلم في مربع العنوان مع الاسم الموجود في التحية

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 15
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 15

الخطوة الثالثة. اطبع ووقع رسائلك

بمجرد أن تشعر بالرضا عن تنسيق رسائلك بشكل صحيح وخالية من الأخطاء ، اطبعها على ورق مخزون جيد ووقع عليها يدويًا باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود. ثم هم على استعداد لإرسال البريد.

اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 16
اكتب خطابًا لتغيير العنوان الخطوة 16

الخطوة الرابعة. قم بتزويد المستلمين بإشعار مسبق

في معظم الحالات ، تريد التأكد من أن المستلمين سيحصلون على خطاباتهم في غضون أسبوعين إلى أربعة أسابيع قبل تاريخ سريان تغيير العنوان.

موصى به: